Wie Steuerberater mit KI-Automatisierung Zeit gewinnen

Wie eine Steuerkanzlei mit KI-Automatisierung Belege und Mandantenanfragen bewältigt

Montagmorgen, 47 ungelesene E-Mails, drei davon mit unsortierten Belegfotos im Anhang. Bis Mittwoch muss die Umsatzsteuervoranmeldung raus, doch vorher wandern die Belege erst noch von der Mandantin ins Postfach und von dort mühsam nach DATEV.

Ein Beispiel: die Kanzlei Reinecke & Partner mit 12 Mitarbeitenden

Nehmen wir als Beispiel eine fiktive Kanzlei mit 12 Mitarbeitenden und rund 180 laufenden Mandaten – ein Mix aus Handwerksbetrieben, kleinen GmbHs und Freiberuflern. Die Struktur ist typisch für eine mittelgroße Kanzlei im DACH-Raum: zwei Steuerberater als Inhaber, mehrere Steuerfachangestellte, eine Auszubildende, dazu eine feste Rotation aus laufender Buchführung, Lohn, Jahresabschlüssen und Steuererklärungen.

Der Alltag ist geprägt von wiederkehrenden, aber nicht immer planbaren Aufgaben. Belege kommen auf drei bis vier Wegen herein: per Post, als PDF-Anhang, als Foto per WhatsApp und über ein Mandantenportal, das nicht jeder nutzt. Rückfragen zur Steuererklärung, zum Stand der Bearbeitung oder zu einzelnen Buchungen laufen über Telefon und E-Mail auf – meist bei denselben zwei, drei Mitarbeiterinnen, die dafür ihre eigentliche Arbeit unterbrechen. Zum Monatsende, wenn die Umsatzsteuervoranmeldungen für alle Mandate fällig werden, stapeln sich Belege, die noch nicht erfasst sind, weil die Zuordnung unklar war und niemand Zeit hatte nachzufragen.

Die Inhaberin der Kanzlei kennt das Problem seit Jahren. Neue Mitarbeitende sind schwer zu finden, die vorhandenen sind gut ausgelastet, und die Mandantenzahl soll eigentlich wachsen – nicht schrumpfen, weil die Kapazität fehlt.

Woran es im Kanzleialltag konkret hakt

Drei Dinge kosten in einer Kanzlei wie dieser überproportional viel Zeit, ohne dass sie fachlich anspruchsvoll wären. Erstens die Beleg-Vorerfassung: Ein Foto aus der Werkstatt zeigt eine Tankquittung, teils unscharf, ohne erkennbaren Bezug zum Fahrzeug oder Projekt. Eine Mitarbeiterin muss den Betrag ablesen, das Datum prüfen, den Lieferanten zuordnen und entscheiden, auf welches Konto die Buchung gehört – bevor der Beleg überhaupt in DATEV landet.

Zweitens die Rückfragen an Mandanten. „Wofür war die Rechnung von Elektro Sowieso vom 14.3.?" oder „Fehlt uns noch die Nebenkostenabrechnung für 2023?" – solche Fragen sind einzeln banal, in Summe aber ein spürbarer Zeitfresser, weil sie den Arbeitsfluss unterbrechen und oft mehrfach nachgefasst werden muss.

Drittens die Statusanfragen der Mandanten selbst: „Ist meine Steuererklärung schon fertig?", „Wann bekomme ich die Lohnabrechnung?" Diese Anfragen erfordern eigentlich nur einen Blick ins Kanzleiverwaltungssystem, binden aber trotzdem eine Fachkraft, die diesen Blick werfen muss, statt an der eigentlichen Erklärung zu arbeiten.

Keiner dieser drei Punkte ist für sich genommen ein großes Problem. Zusammengenommen erklären sie aber einen guten Teil der Überstunden, die in der Kanzlei zur Fristenzeit anfallen.

Wie ein automatisierter Ablauf für Belege und Anfragen aussehen kann

Für das Beispiel Reinecke & Partner lässt sich der Ablauf so durchspielen: Ein Mandant fotografiert eine Werkstattrechnung und schickt sie wie gewohnt per WhatsApp oder E-Mail an die Kanzlei. Ein automatisierter Workflow liest Betrag, Datum, Lieferant und Rechnungsnummer per Texterkennung aus dem Foto aus und schlägt anhand bisheriger Buchungen dieses Mandanten eine passende Kontierung vor. Der Beleg wird mit diesem Vorschlag in die Vorerfassung für DATEV eingestellt.

Fehlt eine Information – etwa ob es sich um eine Ausgabe für das Firmenfahrzeug oder für ein privates Fahrzeug handelt –, geht automatisch eine kurze, konkrete Rückfrage an den Mandanten heraus: „Kurze Frage zur Rechnung vom 14.3. über 340 Euro: Fahrzeug XY oder privater Pkw?" Der Mandant antwortet mit einem Wort, die Information wird dem Beleg zugeordnet. Erst danach prüft eine Steuerfachangestellte den vollständigen Vorschlag, korrigiert bei Bedarf und gibt die Buchung frei.

Parallel dazu beantwortet ein weiterer Workflow Standardanfragen zum Bearbeitungsstand automatisch: Fragt ein Mandant per E-Mail nach dem Stand seiner Steuererklärung, wird der aktuelle Status aus dem Kanzleiverwaltungssystem abgerufen und in einer kurzen, freundlichen Antwort zurückgemeldet – ohne dass eine Mitarbeiterin selbst nachschauen und formulieren muss. Auf einer Plattform wie TaskMonkey lassen sich solche Abläufe an die vorhandene Software der Kanzlei anbinden, sodass Belege, DATEV-Vorerfassung und Kanzleiverwaltung tatsächlich zusammenspielen, statt drei getrennte Inseln zu bleiben.

Was das an Zeit und Kosten tatsächlich verändert

Ein Rechenbeispiel, klar als Annahme formuliert: Angenommen, die Kanzlei erfasst monatlich rund 1.200 Belege über alle 180 Mandate hinweg, und jede Erfassung – Sortieren, Zuordnen, Kontieren, Eintragen in DATEV – dauert im Schnitt drei Minuten. Das ergibt etwa 60 Stunden Arbeitszeit pro Monat allein für diesen Schritt. Übernimmt eine automatisierte Vorerfassung den Großteil davon und bleibt nur noch eine Minute Prüfzeit je Beleg übrig, sinkt der Aufwand auf rund 20 Stunden. Das entspricht einer Ersparnis von 40 Stunden im Monat – etwa eine Viertelstelle, die an anderer Stelle in der Kanzlei fehlt.

Ähnlich lässt sich für die Rückfragen rechnen: Angenommen, es fallen täglich 15 Standardanfragen zum Bearbeitungsstand an, die je fünf Minuten Telefon- oder Schreibzeit kosten. Das sind 75 Minuten am Tag, bei 20 Arbeitstagen im Monat rund 25 Stunden. Werden diese Anfragen automatisiert beantwortet, fällt diese Zeit weitgehend weg – und die Mitarbeiterinnen können sie für Jahresabschlüsse oder komplexere Mandate nutzen, statt für das x-te „Ist meine Erklärung schon fertig?".

Diese Zahlen sind Annahmen für ein Beispiel, keine Zusicherung. Wie viel Zeit tatsächlich frei wird, hängt von Beleg-Aufkommen, Mandantenstruktur und der genutzten Software ab.

Wo die KI an ihre Grenzen kommt und wer weiter prüfen muss

Eine automatisierte Vorerfassung ersetzt keine steuerliche Bewertung. Ob eine Ausgabe als Betriebsausgabe abzugsfähig ist, wie ein Grenzfall bei der Umsatzsteuer zu behandeln ist oder wie eine Gestaltungsfrage zu beurteilen ist – das bleibt Aufgabe des Steuerberaters. Die Automatisierung übernimmt das Sortieren, Zuordnen und Nachfragen, nicht die fachliche Entscheidung. Jede Buchung, die aus einem automatisierten Vorschlag entsteht, sollte vor der endgültigen Freigabe von einer Fachkraft kontrolliert werden, ebenso jede automatisiert formulierte Antwort an einen Mandanten, bevor sie tatsächlich verbindlichen Charakter hat.

Auch beim Datenschutz gilt es genau hinzuschauen: Belege und Mandantenkommunikation enthalten häufig personenbezogene und teils sensible Daten, etwa Lohnbestandteile oder Gesundheitskosten. Wer solche Daten über automatisierte Workflows verarbeitet, braucht dafür eine saubere DSGVO-konforme Umsetzung, klare Zugriffsrechte und in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Dienstleister, der die Automatisierung technisch betreibt. Das lässt sich lösen, sollte aber von Anfang an mitgedacht werden, nicht nachträglich.

Ein erster Schritt für Ihre Kanzlei

Bringen Sie zu einem kurzen Erstgespräch einen typischen Beleg-Stapel oder eine Woche Ihrer Mandanten-E-Mails mit – wir schauen gemeinsam, welche zwei oder drei Abläufe sich bei Ihnen am ehesten automatisieren lassen. Kontakt und Termin finden Sie bei der meco GmbH.